Как частной клинике перейти на ЭДО

Каковы исторические этапы перехода на ЭДО?

Сколько должны храниться электронные документы?

Информационные системы хранят электронные медицинские документы и их резервные копии, а также данные о предоставлении доступа и других операциях: например, удаление той или иной информации. Система запоминает все версии документа. В электронном виде документы должны храниться столько же, сколько и на бумажном носителе — для разных видов бумаг предусмотрены сроки от года до 50 лет, а документация, связанная с медико-социальной экспертизой хранится до 75 лет. После окончания срока хранения документы ликвидируются. Это единые правила как для частных, так и для государственных учреждений. За их нарушение грозит административная ответственность.

Как подтверждается подлинность документа?

Электронные документы медицинские работники подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Если в формировании документа участвуют несколько сотрудников, то каждый из них обязан поставить свою подпись. Если документ на бумажном носителе требуется заверить печатью медицинской организации, то в электронном варианте нужна усиленная квалифицированная электронная подпись руководителя медицинского учреждения.

Как учреждению перейти на ЭДО?

1 шаг: подключение к ЕГИСЗ — с 2021 года это стало лицензионным требованием для медорганизаций. Учреждение может пойти по одному из трех путей: напрямую подсоединить МИС клиники к ЕГИСЗ; подсоединить МИС к региональной системе (ГИСЗ), которая связана с ЕГИСЗ; присоединиться к ЕГИСЗ с помощью оператора иной информационной системы. Последний способ наиболее удобен для частных учреждений, потому что процесс займет меньше времени и будет стоить дешевле.

2 шаг: выпуск локального акта о переходе медицинской документации на электронный формат, где учреждению следует обозначить перечень документов, которые планируется вести в цифровом виде. Частным клиникам также необходимо добавить в согласие на обработку персональных данных для пациентов пункт о том, что документация ведется в электронном виде, а все сведения о предоставленной помощи попадают в ЕГИСЗ.

Каковы особенности перехода на ЭДО?

Два простых шага помогут частному учреждению избавиться от вороха бумаг и сделать документы быстро доступными как для врача, так и для пациента. Медицинские организации самостоятельно регулируют темп перехода на электронный документооборот. Когда бумажный документ переносится в электронный формат, медицинский работник должен его отсканировать и зарегистрировать в системе, указав реквизиты: название, дату и т. д.

Из-за того, что медицинский архив переводится в электронный вид, клинике необходимо позаботиться о высокой квалификации IT-специалистов. Здесь и кроется затруднение — внушительные затраты на технологические и профессиональные ресурсы.

Еще один нюанс — срок годности электронной цифровой подписи, в том числе врача, длится не более года. Но как документам, подписанным ЭЦП, сохранить юридическую силу? Для этого в ЕГИСЗ была создана подсистема Реестра электронных медицинских документов (РЭМД). Документ, подписанный электронной подписью врача, регистрируется в РЭМД, что является гарантией его легитимности.

Кстати, пациент может подать заявление с требование вести медицинскую документацию в бумажном виде. В этом случае документы придется распечатывать и заверять. Это единственное условие, при котором электронным документам необходим бумажный дубль.

В чем трудности перехода на ЭДО?

Пока не все медицинские работники готовы вступить в цифровое будущее: например, только 18% врачей согласны совсем отказаться от бумажных медицинских карт. Кстати, этот показатель стал в 1,5 раза меньше с 2019 года. Еще одна проблема — многие учреждения после подключения к ЕГИСЗ ведут электронную документацию бессистемно, «для галочки» надзорных органов. Впоследствии эти документы непригодны для получения информации.

Кроме того, эксперты признают, обмен медицинскими данным не выстроен. Например, если пациент лечился в федеральном центре, а затем сдал кровь в домашней региональной поликлинике, то эти данные врачи из центра не увидят. Обмена данными между системами нет. То есть пока ЕГИСЗ свой функционал в полной мере не выполняет. И переход на ЭДО не гарантирует интеграцию между информационными системами разных медучреждений.